Dans un environnement industriel en constante évolution, la performance de vos actifs est cruciale pour le succès de votre organisation. Parmi les leviers d’amélioration à votre disposition, la planification et l’ordonnancement de la maintenance se distinguent comme des fondations essentielles. Pourtant, de nombreuses entreprises peinent encore à exploiter pleinement leur potentiel. Cet article vise à éclairer les défis auxquels vous êtes confrontés lorsque ces processus sont mal exécutés, et à vous présenter les meilleures pratiques pour atteindre des améliorations mesurables en termes de fiabilité et d’efficacité, en s’appuyant sur des données et des exemples concrets issus de vos pairs.
Les pièges d’une planification et d’un ordonnancement déficients
Trop souvent, la maintenance est perçue comme un mal nécessaire, une réaction aux pannes plutôt qu’une activité stratégique. Lorsque la planification et l’ordonnancement sont négligés, les conséquences peuvent être significatives :
- Faible productivité de la main-d’œuvre : Des études ont démontré qu’en l’absence d’un système de gestion du travail efficace, la productivité des équipes de maintenance se situe généralement entre 20 % et 30 %. Cela signifie que sur une journée de travail, seulement une fraction du temps est réellement consacrée à la tâche de maintenance elle-même. Le reste est gaspillé en recherche de pièces, d’outils, d’informations, en attentes diverses, etc..
- Culture de maintenance réactive : Sans planification proactive, vos équipes sont constamment en mode « pompier », réagissant aux urgences plutôt que de prévenir les problèmes. Cette approche engendre du stress, des interruptions coûteuses de production et une incapacité à se concentrer sur les améliorations à long terme.
- Augmentation des temps d’arrêt et perte de production : Une mauvaise gestion du travail mène inévitablement à des temps d’arrêt imprévus, impactant directement votre capacité de production et, par conséquent, votre rentabilité. Plus de temps d’arrêt signifie moins de production et donc moins de profits.
- Gaspillage de ressources : Le manque de préparation adéquate des interventions entraîne un gaspillage de temps, de matériel et de ressources financières. Par exemple, des techniciens peuvent se rendre sur un site sans les bonnes pièces ou les outils nécessaires, nécessitant des allers-retours et augmentant les coûts.
- Baisse du moral des équipes : Travailler constamment dans l’urgence, avec des ressources manquantes et un manque de clarté sur les priorités, engendre de la frustration et un sentiment d’inefficacité au sein de vos équipes de maintenance.
- Difficulté à mettre en œuvre d’autres initiatives d’amélioration : Un environnement de travail chaotique, dominé par la réactivité, rend difficile l’adoption et le maintien de pratiques de maintenance préventive, prédictive ou d’élimination des défaillances.
Les clés du succès : Adopter les meilleures pratiques
Pour surmonter ces défis et transformer votre département de maintenance en un véritable centre de profit, il est essentiel d’adopter une approche structurée et rigoureuse de la planification et de l’ordonnancement. Voici quelques meilleures pratiques à considérer :
- Comprendre la distinction entre planification et ordonnancement : La planification consiste à définir le quoi et le comment du travail à effectuer : identifier les ressources nécessaires (pièces, outils, compétences), élaborer les procédures, et préparer la documentation. L’ordonnancement, quant à lui, se concentre sur le qui et le quand : organiser le travail dans le temps, assigner les équipes appropriées et coordonner les interventions pour minimiser les interruptions et optimiser l’utilisation des ressources. Ces deux étapes sont interdépendantes et cruciales pour l’amélioration de la productivité.
- Mettre en place un processus de planification structuré :
- Gestion des demandes de travail et priorisation : Établir un système clair pour soumettre, approuver et prioriser les demandes de travail en fonction de leur criticité et de leur impact sur la production, la sécurité et les coûts.
- Préparation minutieuse des tâches : Le planificateur doit se rendre sur le terrain pour évaluer l’étendue des travaux, identifier les contraintes et s’assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles avant l’exécution.
- Création de dossiers de travail complets : Chaque tâche planifiée doit être accompagnée d’un dossier comprenant les instructions détaillées, les dessins techniques, les listes de pièces de rechange, les consignes de sécurité spécifiques, etc..
- Préparation et regroupement des ressources : S’assurer que les pièces, les outils et l’équipement nécessaires sont disponibles sur le lieu de travail avant le début de l’intervention.
- Développer un ordonnancement efficace : Établir un calendrier hebdomadaire figé qui coordonne les travaux planifiés, optimise l’utilisation des ressources et minimise les conflits avec les opérations. Toute intervention d’urgence devant rompre cet ordonnancement doit être approuvée par la direction.
- Définir clairement les rôles et responsabilités : Les planificateurs doivent se concentrer sur la préparation du travail futur, tandis que les ordonnanceurs assurent la coordination et la programmation des interventions. Un ratio typique de planificateur par rapport aux techniciens se situe entre 1:20 et 1:30 dans un environnement stable. Il est crucial d’éviter de surcharger les planificateurs avec des tâches administratives.
- Exploiter pleinement votre Système de Gestion de la Maintenance Informatisée (GMAO/CMMS) : Votre GMAO est un outil puissant pour supporter vos processus de planification et d’ordonnancement. Assurez-vous qu’il est configuré pour suivre les demandes de travail, stocker l’historique des interventions, gérer les gammes de maintenance, générer des rapports et des indicateurs clés de performance. Un nettoyage régulier des données obsolètes est essentiel pour son efficacité.
- Adopter une approche de gestion du changement : L’implémentation de la planification et de l’ordonnancement représente un changement significatif dans la façon de travailler. Il est donc crucial d’obtenir l’adhésion de la direction et de toutes les parties prenantes, de communiquer clairement les bénéfices attendus et de fournir la formation nécessaire.
- Mesurer vos performances et viser l’amélioration continue : Mettez en place des indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps d’outillage (wrench time), le respect de l’échéancier, le temps moyen entre les pannes (MTBF) et les coûts de maintenance. Recueillez régulièrement les commentaires de vos équipes de maintenance pour identifier les points à améliorer et ajuster vos processus. La mise en place de boucles de rétroaction est essentielle pour un programme durable.
Des améliorations mesurables à la clé
L’adoption de ces meilleures pratiques se traduit par des améliorations concrètes et mesurables :
- Augmentation significative du temps d’outillage : Une mise en œuvre réussie de la planification et de l’ordonnancement peut augmenter le temps d’outillage jusqu’à 45 %, voire plus, ce qui équivaut à augmenter votre force de travail sans embaucher.
- Réduction des temps d’arrêt non planifiés : En prévenant les défaillances et en optimisant les interventions, vous minimiserez les interruptions de production coûteuses.
- Diminution des coûts de maintenance : Une meilleure planification permet de réduire le gaspillage de ressources, d’optimiser l’utilisation des pièces et d’éviter les réparations d’urgence plus coûteuses.
- Amélioration de la sécurité : Un environnement de travail stable et bien préparé contribue à réduire les risques d’accidents.
- Fiabilité accrue des actifs : En se concentrant sur la maintenance proactive et en éliminant les défaillances répétitives, vous prolongerez la durée de vie de vos équipements et améliorerez leur disponibilité.
- Amélioration du moral des équipes : Un travail mieux organisé, avec des objectifs clairs et des ressources adéquates, favorise un environnement de travail plus positif et motivant.
Passez à l’action !
Il est temps d’évaluer l’état actuel de vos systèmes de planification et d’ordonnancement de la maintenance. Quel est votre temps d’outillage actuel ? Êtes-vous pris dans un cycle de maintenance réactive ?
Nous vous encourageons vivement à :
- Évaluer votre productivité actuelle en utilisant des outils simples de calcul du temps d’outillage.
- Engager la conversation avec votre direction pour mettre en lumière les bénéfices potentiels d’une meilleure planification et d’un meilleur ordonnancement. Montrez-leur les chiffres, expliquez le retour sur investissement.
- Explorer les meilleures pratiques présentées dans cet article et identifier les premières étapes concrètes que vous pouvez mettre en œuvre.
- N’hésitez pas à vous inspirer des nombreuses ressources disponibles et à échanger avec vos pairs pour partager vos expériences et vos défis.
Investir dans la planification et l’ordonnancement de la maintenance n’est pas une dépense, mais un investissement stratégique qui aura un impact direct et positif sur la fiabilité, l’efficacité et la rentabilité de votre organisation au Québec. N’attendez plus pour prendre le contrôle de votre maintenance et tracer la voie vers l’excellence opérationnelle.