10 conseils pour réussir votre gestion du changement

Dessins et texte par André Hotte, ing.

Si votre projet est semblable à l’une de ces personnes, alors vous êtes vous aussi un gestionnaire du changement.  La méthode avec laquelle vous gérer la mise en place d’un changement est directement lié au succès du changement.  Afin de vous aider à réussir votre projet, voici quelques conseils pour vous orientez.

1^er conseil : Cernez la portée de votre projet de changement

La portée de votre projet de changement vous permet d’estimer comment celui-ci va demander d’effort et de personnes ressources pour réussir son application.  La portée peut s’estimer selon trois dimensions.

• L’ampleur du changement, la quantité de personnes qui seront touchées par le changement. Identifiez le nombre de personnes, les départements et les services qui seront touchés.  Plus de personnes sont impliquées dans un changement, plus les efforts pour informer et former seront importants.
• La complexité, c’est la dimension technique. Un changement simple, comme implanter un système de récupération du papier, est plus facile à réaliser qu’un changement complexe qui implique des connaissances techniques plus poussées, comme une nouvelle procédure d’évaluation de la qualité.
• La profondeur, le niveau personnel auquel le changement touche les personnes impliquées. De façon simpliste, il y a quatre niveaux de profondeur, de la peau jusqu’au cœur.  Le niveau superficiel est le changement qui touche les habitudes de travail (les petites routines).  À un niveau un peu plus profond, le changement qui touche les manières de faire (les gestes prescrits dans différentes situation définies) puis celui où le changement touche la manière de pensée (les gestes à prendre devant les nouvelles situations ou face à des problèmes à résoudre).  Finalement, le niveau en profondeur est le changement qui touche les valeurs des personnes (le discernement entre ce qui est bien ou mauvais).  Plus un changement atteint un niveau profond, plus celui-ci demande des efforts, de l’énergie et du temps à mettre en place.

2^e conseil : Estimez les possibilités d’opposition au changement

À chaque force appliquée à un objet, il y a une force égale et opposée.  Plus un projet de changement a une grande ampleur (quantité de personnes impliquées), une grande complexité ou une grande profondeur, plus l’opposition au changement sera grande.  Ce qui ne veut pas dire que le changement soit impossible.  Il représente seulement un plus grand défi et il se pourrait que quelques personnes n’adhèrent pas à ce changement.

• L’inertie au changement est normale. Tout corps tend vers une énergie nulle, non pas que les personnes sont paresseuses, mais chaque personne tend à rester da sa zone de confort.  Un changement demande souvent de sortir de la zone de confort pour expérimenter quelque chose de nouveau.  Si cette expérience s’avère positive, les personnes adapteront une nouvelle zone de confort suite au changement.  Mais il y a une inertie proportionnelle au degré de profondeur du changement.  Un changement touchant les habitudes de travail demande moins d’effort que celui qui touche les valeurs.
• La résistance au changement est une période durant laquelle quelques personnes impliquées ne sont pas encore convaincues que le changement proposé sera positif pour eux. Ils se maintiennent dans leur zone de confort et résiste à appliquer le changement.  Certaines personnes peuvent adhérer au changement après une rencontre pour discuter avec elles et écouter leurs arguments.  D’autres, en intégrant leurs requêtes ou en acceptant quelques compromis qui pourraient faciliter leur adhésion au changement.

Le refus du changement résulte d’une grande résistance au changement.  Lorsque les compromis ne sont pas acceptés ou ne sont pas possibles, certaines personnes impliquées au projet de changement pourraient refuser d’y adhérer.  Afin de ne pas compromettre l’organisation ou l’entreprise, ces personnes devront être réprimandées et parfois être exclues.  La gravité du geste à poser est selon la portée du changement du projet allant de l’avertissement, la suspension temporaire, la rétrogradation, la transmutation jusqu’à la mise à pied.

3^e conseil : N’imposez pas le changement de façon brusque

Faites du changement un partenaire de l’amélioration continue.  Une entreprise ou une organisation doit constamment être en évolution afin de se garder active sur le marché ou dans son milieu.  Il faut laisser du temps pour que les personnes impliquées dans le changement puissent l’apprivoiser.  Un changement mineur touchant les habitudes de travail, comme remplacer un formulaire, par exemple, pourrait demander 1 à 2 semaines pour qu’il s’intègre.  Un changement majeur touchant les valeurs, faire de la santé-sécurité une priorité au travail, par exemple, pourrait prendre plusieurs années.

4^e conseil : Formez et informez

Transmettez toute l’information pertinente aux personnes concernées par le changement afin qu’elles comprennent bien les objectifs et les raisons qui motivent le changement.  Tenez-les au courant de l’évolution de la mise en place du changement lorsque celui-ci est de longue haleine.  Assurez-vous que toutes les personnes reçoivent une formation adéquate lorsque requis.  Prévoyez différentes formes de formation (documents de références, présentations verbales, rencontre en petits groupes, ateliers pratiques, etc) afin de répondre aux différentes manières que les personnes intègrent les nouvelles connaissances.  Planifiez des sessions de rafraîchissement de certains sujets clés pour les projets s’étalant sur une longue période ou ceux demandant une mise à jour régulière.

5^e conseil : Faites-vous des alliés

Des alliés dans votre organisation ou votre entreprise vous permettront de mieux diffuser le projet de changement.  Prenez les avis des personnes clés.  Intégrez quelques conseils des personnes leader lorsque ceux-ci rencontrent vos objectifs.  Acceptez positivement les idées des autres et remerciez-les pour celles-ci.  Laissez-en pour les autres, ne prenez pas tous.  Déléguez une partie du projet et faites un suivi.  Laissez les personnes participer au processus à leur rythme.  De cette façon, le niveau d’appropriation du projet sera plus grand car une partie d’eux-mêmes y sera intégrée.

6^e conseil : Formez une bonne équipe

Entourez-vous de personnes positives et qui croient au projet de changement.  Donnez-leur des responsabilités à la mesure de leurs talents et de leur capacité.  La personne la plus expérimentée n’est pas un atout si celle-ci ne croit pas au projet.

7^e conseil : N’affrontez pas seul tous les problèmes

Utilisez votre équipe, vos contacts et vos alliés pour résoudre les problèmes au cours de projet.  Ne craignez pas d’exprimer vos problèmes aux membres de votre équipe, l’un d’eux à peut-être une solution à vous proposée.  Ne rechignez pas l’aide offerte, considérez-là et acceptez-là si elle est intéressante ou gardez en mémoire l’offre pour l’accepter à un moment plus opportun.  Pratiquez souvent de façon informelle des sessions de brainstorming pour la résolution de problème.  Avalez parfois votre orgueil et ayez le courage de demander de l’aide.  Ne solutionnez pas tous les problèmes des autres.  Guidez-les pour que ceux-ci les solutionnent eux-mêmes.  L’appropriation au projet n’en sera que plus grande.

8^e conseil : Commencez petit pour finir en grand

Accumulez d’abord les succès faciles sur des projets de petites envergures mais avec une grande importance ou une grande incidence.  Vous vous bâtirez un halo d’expertise et de succès qui mettront les autres en confiance de vos capacités et aptitudes.  Votre équipe prendra confiance en ses moyens pour poursuivre.  Les petites bouchées permettent de mieux digérer un gros repas.  Vous vous attirerez de nouveaux alliés qui seront prêt à vous appuyer dans les moments plus difficiles ou face à des problèmes.

9^e conseil : Garder l’esprit ouvert mais restez intransigeant

Ayez l’esprit ouvert aux nouvelles idées et aux propositions.  Le compromis est une bonne méthode pour résoudre une impasse en permettant une résolution gagnant-gagnant mais ne compromettez jamais les objectifs à atteindre.  Mettez au clair dès le départ les points sur lesquels vous serez intransigeant.

10^e conseil : Restez positif et intègre

Soyez positif pour l’atteinte des objectifs.  Acceptez les petites défaites mais restez positif et confiant pour rencontrer les objectifs sur le long terme.  Soyez intègre et respectez les autres même s’ils sont contre votre projet de changement ou que vous ne partagez pas leur manière de faire.  Ne visez pas les petites victoires éphémères mais les succès qui s’imprègnent pour longtemps.

Bonne gestion du changement !